Elektronische Rechnungen

Um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, müssen elektronische Rechnungen bzw. Gutschriften mit einer digitalen Signatur versehen sein. Wir verwenden dafür die zertifizierte Lösung it20 one in Kombination mit fortgeschrittenen Zertifikaten des autorisierten
Anbieters A-Cert (www.a-cert.at).

Allgemeine Informationen zum Dateiformat:

Die Rechnung wird im PDF-Format erstellt und digital signiert. Ein Ausdruck der Datei ist rechtlich nicht notwendig und stellt lediglich eine Kopie dieses Originaldokuments dar.

Sie können die Rechnung mit einem PDF-Reader, z.B. dem Adobe Acrobat Reader, öffnen. Sollten Sie keinen PDF-Reader installiert haben, können Sie hier den Adobe Acrobat Reader kostenlos herunterladen:

http://www.adobe.com/de/products/reader.html

Anleitung für Acrobat Reader

Wie müssen Sie eine elektronische signierte Rechnung behandeln?

1.Sie müssen die Rechnung verifizieren, d.h. die Gültigkeit der Signatur überprüfen.

Wenn Sie noch keine automatisierte Lösung dafür im Einsatz haben, können Sie das manuell mit Hilfe des Adobe Acrobat Readers machen. Wir empfehlen Ihnen, den Adobe Reader der Version 8.x oder höher zu verwenden. In der Standardhilfe des Adobe Acrobat Readers sind die einzelnen Schritte dafür beschrieben.

2.Sie müssen die elektronisch signierte Rechnung aufbewahren.

Analog zu Papierrechnungen gilt die gesetzliche vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht auch für elektronische signierte Rechnungen. D.h. Sie müssen diese für den gesetzlich gültigen Zeitraum sicher aufbewahren und im Falle einer Finanzprüfung vorlegen können.